Trzy poziomy integracji: formularz, API, synchronizacja

Pod słowem „integracja” kryją się trzy różne zlecenia. Zanim porównasz dwie oferty, sprawdź, o który poziom w nich chodzi, bo ceny między nimi różnią się wielokrotnie.

  1. Formularz jednokierunkowy. Dane z formularza na stronie trafiają do CRM albo narzędzia mailingowego, np. Pipedrive, HubSpot czy MailerLite. Nic nie wraca w drugą stronę.
  2. Połączenie przez API. Strona albo sklep na bieżąco wymienia dane z innym systemem: pobiera stany magazynowe, wysyła zamówienia, sprawdza status klienta.
  3. Synchronizacja dwustronna. Zmiana w jednym systemie aktualizuje drugi i odwrotnie. Trzeba wtedy ustalić, który system ma rację, gdy dane się różnią.

Każdy kolejny poziom to więcej pracy przy obsłudze błędów: co ma się stać, gdy CRM przez godzinę nie odpowiada albo to samo zamówienie przyjdzie dwa razy. Dobra wycena mówi, na którym poziomie jesteś, zanim poda kwotę.

Formularz do CRM albo newslettera: najmniejszy zakres

Podłączenie formularza do CRM to najmniejsza z tych prac. Obejmuje połączenie z jednym systemem, który ma gotowe, opisane API albo webhook, bez dodatkowej logiki po drodze. Przykład: ktoś wysyła formularz kontaktowy, a w CRM od razu pojawia się nowy kontakt z tym, co wpisał.

U mnie takie połączenie jest zwykle częścią wyceny strony, a nie osobnym projektem. To, jak takie dodatki zmieniają cenę całej strony, rozpisuję we wpisie o koszcie strony internetowej.

Sklep z magazynem albo ERP: osobny projekt

Połączenie sklepu z programem magazynowym, systemem sprzedaży (np. Baselinker czy Subiekt) albo większym ERP to inna kategoria kosztu. Dane płyną zwykle w obie strony: stany magazynowe do sklepu, zamówienia do magazynu. Do tego dochodzi mapowanie, bo ten sam produkt czy klient jest w dwóch systemach opisany innymi polami.

Taki projekt wyceniam osobno i dzielę na etapy. Każdy kończy się czymś, co już działa. Im więcej integracji naraz, tym więcej etapów. We wpisie o koszcie sklepu internetowego integracja z magazynem jest właśnie tym progiem, który przesuwa sklep do droższego zakresu. Jak buduję sklepy internetowe razem z takimi połączeniami, opisałem na stronie usługi.

Kiedy integracja przestaje być dodatkiem

Prosty dodatek do strony zakłada jeden system po drugiej stronie, gotowe API i przesył danych w jedną stronę. Osobnym projektem integracja staje się, gdy pojawia się któryś z tych warunków:

  • w jednym projekcie jest więcej niż jeden system, np. CRM i ERP naraz,
  • dane mają płynąć w obie strony, a nie tylko ze strony do systemu,
  • system nie ma opisanego API i trzeba szukać innej drogi,
  • między systemami potrzebne są reguły: co zrobić, gdy dane się nie zgadzają.

Ten sam próg opisuję przy koszcie aplikacji webowej: integracje z zewnętrznymi systemami to jeden z głównych powodów, dla których aplikacja kosztuje więcej niż strona.

Co podnosi cenę integracji z CRM i ERP

Te czynniki podnoszą wycenę bez względu na to, kto robi integrację:

  1. Brak API w systemie docelowym. Trzeba szukać obejścia: eksportu plików, zewnętrznego łącznika albo odczytu z bazy. To trwa dłużej niż samo połączenie.
  2. Stary albo nietypowy program. Starsze programy instalowane na komputerze w biurze i systemy pisane kiedyś dla jednej firmy zwykle trudniej podłączyć niż popularne narzędzia w chmurze.
  3. Dużo pól i wyjątków. Produkty z wariantami, klienci z kilkoma adresami, kilkanaście statusów zamówienia: każdy taki przypadek trzeba obsłużyć i przetestować.
  4. Reakcja od razu. Integracja, która ma działać w czasie rzeczywistym, jest bardziej złożona niż taka, która wymienia dane raz na godzinę albo raz dziennie.
  5. Dane historyczne. Jednorazowe przeniesienie starych zamówień czy klientów to osobne zadanie, nie część bieżącej integracji.

Nie każdy z tych punktów dotyczy Twojej firmy. Warto je sprawdzić przed podpisaniem umowy, a nie po fakturze za dodatkowe godziny.

Zanim podłączysz formularz do CRM, sprawdź stronę

Integracja przenosi zapytania z formularza do CRM, ale nie sprawi, że będzie ich więcej. Jeśli kontakt jest schowany, strona wolno ładuje się na telefonie albo Google nie wie, czym się zajmujesz, najpierw popraw te rzeczy. Sprawdzisz je w darmowym audycie strony: wklejasz adres i w minutę masz wynik, a pełny raport przychodzi na maila.

Jak wyceniam integrację

Zaczynam od dwóch pytań: z czym strona albo sklep ma się połączyć i czy ten system ma opisane API. Jeśli to jedno narzędzie z gotowym połączeniem, integracja wchodzi do wyceny strony jako dodatek. Jeśli systemów jest więcej albo dane mają płynąć w obie strony, najpierw sprawdzam, jak dziś płyną dane, i rysuję plan. Potem dostajesz osobną wycenę na piśmie, podzieloną na etapy. Po jej akceptacji cena się nie zmienia. Co obejmują takie prace, opisuję na stronie usługi: systemy i integracje.

FAQ

Czy integracja z CRM wymaga dostępu do kodu źródłowego CRM?

Nie. W większości przypadków integracja działa przez API albo webhook, które udostępnia sam CRM. Potrzebny jest klucz dostępu (API key) i dokumentacja: jakie dane system przyjmuje i jakie zwraca.

Co się dzieje, gdy system nie ma API?

Wtedy szukam innej drogi: eksportu plików, zewnętrznego łącznika albo wymiany danych przez bazę. Zwykle wydłuża to projekt i podnosi jego cenę. Jeśli dopiero wybierasz CRM albo program magazynowy, sprawdź, czy ma opisane API, bo od tego zależy koszt integracji.

Czy integracja jest w cenie strony, czy płaci się za nią osobno?

Zależy od zakresu. Proste połączenie formularza z CRM zwykle wchodzi do wyceny strony. Kilka systemów naraz albo wymianę danych w obie strony wyceniam jako osobny projekt. W obu przypadkach cenę znasz na piśmie, zanim cokolwiek zapłacisz.

Wycena Twojej integracji

Napisz, z jakim programem chcesz połączyć stronę albo sklep i gdzie dziś przepisujesz dane. Wystarczy kilka zdań, resztę dopytam. Odpowiem, czy to prosty dodatek, czy osobny projekt. Wycenę dostajesz na piśmie. Płacisz w trzech ratach: 30% na start, 40% po akceptacji projektu i 30% po uruchomieniu połączenia. Odpowiadam w 24 h w dni robocze, osobiście. Napisz do mnie.